Belegarchiv – Funktionen

Im Belegarchiv existieren mehrere Funktionen, welche in der Menüleiste des Belegarchivs zu finden sind.

Unter Beleg-Archiv (Alt+B) sind diejenigen Optionen zu finden, welche übergreifend für das Belegarchiv gelten, dieses Menü steht nur zur Verfügung, wenn man das Belegarchiv über den Printmanager öffnet.

Funktionsbezeichnung	Beschreibung
Verkauf	Wechsel zu bestimmten Verkaufsbelegarten
Einkauf	Anzeige von den vorhandenen Einkaufsbelegarten
Produktion	Wechsel zu bestimmten Verkaufsbelegarten
Sonstiges	Anzeigen von sonstigen Belegarten, die in business express vorhanden sind.
Alle Bereiche	Durch Auswahl werden alle im System vorhandenen Belege angezeigt.

Funktionsbezeichnung	Beschreibung
Anzeige	Anzeige des gerade gewählten Belegs in der Liste
Hintergrund-Layouts	Hier kann man zu den Hintergrundformularen wechseln, die in business express vorhanden sind: Es öffnet sich anschließend das Standard-Layout-Auswahlfenster, in dem ein vorhandenes Layout ausgewählt oder neues Layout erstellt werden kann. Nach Auswahl gelangt man in den Report Designer zur Gestaltung des Formulars. Zur Gestaltung von Formularen siehe dazu auch hier.

In der Menüleiste sind die Funktionen zu finden, die für die Navigation wichtig sind:

Funktionsbezeichnung	Beschreibung
Erster Datensatz	Sprung auf den ersten Beleg der Liste
Datensatz zurück	Wechsel zum vorherigen Beleg in der Liste
Datensatz weiter	Wechsel zum nächsten Beleg in der Liste
Letzter Datensatz	Sprung auf den letzten Beleg der Liste

Funktionsbezeichnung	Beschreibung
Sortieren nach Beleg-Nr.	Sortierung der Liste erfolgt nach den vorhandenen Belegnummern.
Sortieren nach Beleg-Datum	Sortierung der Liste erfolgt nach dem Datum der Belege.

Die Optionen im Dokument sind dann aktiv, wenn ein Beleg zur Ansicht ausgewählt wurde, sie beziehen sich also immer auf einen einzelnen Beleg:

Funktionsbezeichnung	Beschreibung
Erste Seite der Druckausgabe	Sprung auf die erste Seite des Belegs
Vorherige Seite der Druckausgabe (Strg+Links)	Wechsel zur vorherigen Seite des Dokuments
Nächste Seite der Druckausgabe (Strg+Rechts)	Wechsel zur nächsten Seite des Belegs
Letzte Seite der Druckausgabe	Sprung auf die letzte Seite des Belegs
Anzeige der ganzen Seite	Anzeige der ganzen Seite
Anzeige auf Seitenbreite anpassen	Auf Seitenbreiten zoomen
Um 90° drehen	Hiermit kann das Dokument um 90° gedreht werden.
Aus Zoomen / Ein Zoomen	Zoom des Dokuments auf 100% Größe
Origninal-Hintergrund	Im Drop-Down-Menü kann das passende Hintergrundformat ausgewählt werden.
Beleg auf Drucker ausgeben (F9)	Druck des archivierten Belegs
Beleg als Telefax versenden (F7)	Versendung per Telefax
Beleg als E-Mail verschicken (F8)	Versendung per E-Mail
Senden an	Auswahl mehrere Optionen, wo der Beleg extern gespeichert werden kann.
Neuer Beleg	Erstellung eines neuen Belegs. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn die Belegscan-/-Import-Lizenz vorhanden ist. Dann wird eine neue Version des gewählten Beleges mit fortlaufender Versionsnummer erstellt.
Beleg löschen	Falls es bei der betreffenden Belegart möglich ist, kann der Beleg aus dem Belegarchiv gelöscht werden. Es ist keine Löschung möglich, wenn kein Kommentar, kein Anhang und keine Daten vorhanden sind.
Neue Version scannen	Wenn das Modul Belegscan vorhanden ist und der gewählte Belegtyp auch eine neue Belegversion zulässt, so kann hier eine neue Version eines Belegs eingescannt werden. Das Belegscan-Fenster öffnet sich, in dem Bilddateien gescannt oder PDF-Dokumente weiterverarbeitet werden können. Siehe dazu auch das entsprechende Kapitel hier.
Speichern / Verwerfen	Hiermit können neue Inhalte gespeichert / verworfen werden.
Anhang	Hier kann ein PDF-Dokument als Beleg gespeichert werden, indem man eine Datei hinzufügt: Nach dem Speichern des Vorgangs erscheint dann das gewählte PDF-Dokument als neue Version des Belegs im Archiv.