E-Rechnung Versand/Ausgang
Allgemein
Ab dem 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Kraft. Unternehmen müssen Rechnungen an andere Unternehmen dann elektronisch übermitteln und auch elektronisch empfangen können.
Die Einführung betrifft zunächst die Pflicht für den Empfang von E-Rechnungen im Rechnungseingang. Für den Versand gelten Übergangsfristen und Ausnahmen über bis Ende 2027.
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die gesetzlichen Vorgaben und insbesondere das jeweils aktuelle BMF-Schreiben des Bundesfinanzministeriums.
Bisher galt die Pflicht zur Erstellung elektronischer Rechnungen nur eingeschränkt für Behörden auf Bundesebene und Bundeslandebene. Dafür gibt es das Package XRechnung. Ab 2025 sind alle Rechnungen innerhalb Deutschlands eingebunden. Dafür gibt es das Package E-Rechnung.
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der Anwendung und der Einstellungsmöglichkeiten für den Versand der E-Rechnung.
Damit die E-Rechnung auf Ausgangsseite für die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens korrekt eingerichtet werden kann, wenden Sie sich bitte an das Consulting.
Bitte beachten Sie, dass die E-Rechnungsformate unter Umständen nicht alle Informationen von Drucklayouts der Rechnungsbelege abbilden. Individuell vereinbarte Informationen zwischen Käufer und Verkäufer auf den Belegen können in der elektronischen Rechnung fehlen. Bitte kontaktieren Sie dazu Ihren Consultant.
Kunden - E-Rechnungstyp
Je nachdem, welche Vereinbarung der Erstellung einer E-Rechnung getroffen wurde, ist beim Kunden im Tab Zahlungen der E-Rechnungstyp festzulegen - siehe hier .
E-Rechnungstyp
Im Bereich Elektronische Rechnungsstellung kann der gewünschten Typ der elektronischen Rechnung festgelegt werden. Verschiedene Standards stehen zur Auswahl, je nach Anforderung und Anwendungsbereich für B2B (Business-to-Business) oder B2G (Business-to-Government) Transaktionen.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Keine E-Rechnung | Es wird keine elektronische Rechnung im standardisierten Format erstellt oder versendet. Eine Rechnung erfolgt dann im herkömmlichen Papier- oder PDF-Format. |
XRechnung B2B (CII) | Standardisiertes Format für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich (Business-to-Business), das auf der CII-Struktur (Cross Industry Invoice) basiert und vor allem in Deutschland und Europa genutzt wird. |
XRechnung B2B (UBL) | Alternativer Standard für B2B-Rechnungen im UBL-Format (Universal Business Language), das XML-basiert ist und den Anforderungen für elektronische Rechnungen in verschiedenen EU-Ländern entspricht. |
XRechnung B2G (CII) | Standard für den elektronischen Rechnungsversand an öffentliche Auftraggeber (B2G, Business-to-Government), basierend auf der CII-Struktur. Häufig für Verträge mit Behörden und anderen öffentlichen Einrichtungen verwendet. |
XRechnung B2G (UBL) | UBL-basierter Standard für B2G-Rechnungen, der speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde und die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in Europa erfüllt. |
ZUGFeRD | Deutsches Hybridformat, das sowohl PDF- als auch XML-Daten integriert. Es ermöglicht den Austausch von Rechnungen, die sowohl von Maschinen gelesen als auch für Menschen lesbar sind, was die Nutzung in gemischten Systemen erleichtert. |
Leitweg_ID für X-Rechnung
Die Leitweg_ID wurde vergeben, damit für die X-Rechnung im B2G-Bereich (Öffentlicher Dienst) eine “Zieladresse” identifiziert werden kann, näheres dazu finden Sie auf https://www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id/
Für den B2B-Bereich der Unternehmen ist die Vergabe einer Leitweg_ID nicht vorgesehen.
Kunden - Aufträge Kopf - Leitweg_ID
Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Leitweg-ID | Für die Erstellung einer E-Rechnung B2G an öffentliche Behörden wird eine Leitweg-ID vergeben, diese wird vom Kunden gewöhnlich bei der Auftragsvergabe mitgeteilt. Ohne diese Nummer kann eine XRechnung nicht erstellt werden. Im Bereich B2B-Unternehmen ist diese Nummer nicht vorgesehen. |
Unterstützte Rechnungsarten
Die E-Rechnung kann für folgende Rechnungsarten erstellt werden:
Rechnung
Abschlagsrechnung und Schlußrechnung
Teilrechnung
Sammelrechnungen werden derzeit nicht unterstützt. Stattdessen muss bei Erfordernis der Erstellung einer E-Rechnung eine Einzelrechnung erstellt werden.
Integrationsmöglichkeiten der E-Rechnung
Einzelrechnung
Der Aufruf zur Erstellung einer E-Rechnung erfolgt in Kunden - Aufträge -Kopf. Üblicherweise erfolgt hier der Aufruf der E-Rechnung im XRechnungs-Format.
Ist die XRechnung erstellt und archiviert, wird sie im Belegarchiv abgelegt.
Einzelrechnung über Belegarchiv
Der Aufruf einer E-Rechnung im ZUGFeRD-Format erfolgt im Belegarchiv unter “Senden an”, danach “Speichern unter” mit der Auswahl des Verzeichnisses für die PDF.
Dabei wird ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML erstellt und archiviert. Dieses kann an den Kunden versendet werden.
Mailversand einer einzelnen E-Rechnung
Wird eine E-Rechnung erzeugt, wird sie auch bei einem Mailversand als Anlage verschickt.
Um dem Empfänger der E-Rechnung auch ein menschenlesbares Format zu senden, besteht die Option, zusätzlich den PDF-Beleg zu schicken.
Über die Aktivierung von “Export ermöglichen” wird außer dem xml auch das PDF in die Mail eingebettet.
Rechnung löschen
Wird eine Rechnung gelöscht, wird im Normalfall kein Beleg ins Belegarchiv gespeichert.
Im Zuge der Realisierung der E-Rechnung wurde die Möglichkeit geschaffen, dass beim Löschen einer Rechnung ein Beleg erstellt und archiviert wird sowie eine E-Rechnung versandt werden kann.
Die erzeugte E-Rechnung sowie die Storno-E-Rechnung werden im Belegarchiv abgespeichert.
Für die Einrichtung der Storno-E-Rechnung besprechen Sie sich bitte mit Ihrem Consultant.
Weitere Aufrufmöglichkeiten
Wenn in Ihrem Unternehmen die Rechnungsverarbeitung im Stapel bzw. automatisiert erfolgt, kann im Zuge der Einrichtung des E-Rechnungs-Package auch diese in die automatisierte Verarbeitung eingebettet werden.
Bitte besprechen Sie mit Ihrem Consultant die Möglichkeiten der automatisierten Verarbeitung zum Beispiel bei E-Mail-Rechnungsversand bzw. der Verarbeitung der Rechnungen über einen Task.
Weitere Informationen für E-Rechnung
Die Angaben in der E-Rechnung können für verschiedene Stellen ergänzt/erweitert werden. Für die Umsetzung sprechen Sie bitte mit Ihrem Consultant.
Artikelinfos
Für eine Position der Rechnung können zusätzliche Informationen wie zum Beispiel Chargen-/Seriennummer oder Artikeleigenschaften wie Farbe hinzugefügt werden.
Mapping ME - Maßeinheiten
Die in Deutschland üblicherweise vorkommenden Maßeinheiten von Artikeln sind bereits im Package E-Rechnung hinterlegt. Verwenden Sie im Unternehmen zusätzliche Maßeinheiten, dann können diese hinzugefügt werden. Aktuell sind die folgenden Maßeinheiten berücksichtigt.
Maßeinheit | Bezeichnung | E-Rechnung |
|---|---|---|
STK, ST | Stück | XPP |
KG | Kilogramm | KGM |
M | Meter | MTR |
MIN | Minuten | MIN |
QM | Quadratmeter | MTK |
HDM | Hektometer | HMT |
L | Liter | LTR |
ML | Milliliter | MLT |
PK, PCK | Packung | XPK |
RO | Rolle | XRO |
Zusätzliche Angaben
Mitunter wird vom empfangenden Unternehmen eine Zusatzinformation in der E-Rechnung erwartet, die der Standard nicht abbildet. Dazu besprechen Sie sich bitte mit Ihrem Consultant.