Sachkontenbuchungen importieren
Diese Seite dient dazu, den Import von Sachkontenbuchungen zu beschreiben. Damit können Buchungen, u.a. aus der Entgeltabrechnung komfortabel in business express importiert werden.
Einlesen der Datei
Zum Einlesen der Datei kann diese ausgewählt oder angegeben werden. Über den Punkt werden die Buchungssätze zunächst in die Maske importiert und gleichzeitig alle Buchungen in der Tabelle gespeichert.
Datensätze, die nicht aus der CSV-Datei eingelesen werden können, werden in einem Protokoll ausgewiesen. Entspricht das zu importierende File nicht dem geforderten Format, erscheint folgende Meldung:
Buchungen validieren
Dieser Schritt ist zwingend vor Ausführen der Buchungen durchzuführen. Nachstehend ein Auszug der dabei durchgeführten Prüfungen:
Prüfung, ob Konto/Gegenkonto vorhanden
es darf keine Sammelbuchung aktiv sein
die Direktbuchung muss möglich sein
es darf kein Anlagekonto sein
ist eine Kostenstelle angegeben, muss diese vorhanden sein
nur ein Konto ist Quellkonto
nur ein Konto hat Steuerschlüssel ungleich 0
Änderung der Buchungsperiode
Bei der Anzeige der Buchungssätze kann man vor dem Import in business express die Periode je Buchungssatz auch verändern, insofern gewünscht. Voraussetzung ist dafür, dass der Nutzer das Recht zur Buchung außerhalb der Periode hat. Wird die Periode für einen Datensatz verändert, muss die Validierung für diesen erneut durchgeführt werden.
Buchungen ausführen
Danach können die Buchungen ausgeführt werden, damit sie in die jeweilige Periode übernommen werden. Dazu wird beim Aufruf die entsprechende Periode zur Auswahl angezeigt, dies erfolgt allerdings nur für validierte Buchungen.
angezeigten Buchungsstapel löschen
Möchte man die Buchungen nicht importieren oder befinden sich in einer Periode fehlerhafte/doppelte Buchungen, kann ein einzelner Datensatz gelöscht werden, alternativ können alle angezeigten Daten über gelöscht werden.
Eine Änderung der Daten (außer Buchungsperiode) ist aktuell nicht vorgesehen.
Löschen Buchungen aus bereits importierten Daten
Alle zu importierenden Buchungen werden zunächst in der Tabelle gespeichert.
Nach dem Import sind die Buchungen in Journal gespeichert.
Wird eine Buchung im Journal gelöscht, bleibt diese Buchung in der Tabelle bestehen. Zum Löschen dieser Buchung muss man den Datensatz ebenfalls aus der Tabelle löschen.
Hinweise zum Jahresabschluss
Werden vor Ausführung des Jahresabschlusses noch Datensätze im Menü Import Sachkontenbuchungen angezeigt, müssen diese vor dem Jahresabschluss bearbeitet bzw. gelöscht werden. Anderenfalls wird der Jahresabschluss abgebrochen.