Lieferanten: Rechnungskontrolle (Strg+T)

Die Funktionalität der Rechnungskontrolle dient zur direkten Bearbeitung von Eingangsrechnungen des Lieferanten. Dabei wird überprüft, ob die entsprechenden Wareneingänge mit der vom Lieferanten gestellten Rechnung übereinstimmen oder ob hierbei Abweichungen zwischen den Eingängen und der Zulieferer-Rechnung existieren. Es können beispielsweise Wert- und/oder Mengenabweichungen auftreten, die ins System übernommen und berichtigt werden müssen.

Beim Aufruf der Rechnungskontrolle über das Menü erhalten Sie eine Anzeige aller offenen Lieferschein- / Bestellnummern je Zulieferer, unter denen Sie den oder die gewünschten Lieferscheine/Wareneingänge auswählen können.

Im Regelfall werden Sie von Ihrem Lieferanten eine Rechnung für einen Lieferschein bekommen. Wählen Sie dann den Lieferschein einfach mit Enter oder mit der Maus aus und fahren dann fort wie unten beschrieben.

Sammelrechnungen: Markierungen

Sollte Ihr Lieferant mit Sammelrechnungen arbeiten, haben Sie die Möglichkeit, auch mehrere Lieferscheine zu markieren. In der Bearbeitungsmaske der Rechnungskontrolle bekommen Sie dann die Positionen aller markierten Lieferscheine angezeigt. Ihnen stehen zu diesem Zweck auch die Funktionen Alle auswählen und Alle abwählen in der Iconleiste zur Verfügung.

Sonderfunktion mit Modul QS/Wareneingang

Ein Lieferschein der zum Teil noch nicht zugebucht worden ist, (Position mit WE) kann noch nicht kontrolliert werden, wird aber als Info bereits angezeigt.

Browser Drucken

Sie können den Browserinhalt durch die Funktion Browser Drucken im Kontextmenü ausdrucken. Dadurch erhalten Sie für alle gebuchten Wareneingänge, für die noch keine Rechnungskontrolle stattgefunden hat als Protokoll (mit dem Modul WE/Quali können auch die noch offenen Wareneingänge integriert werden). Mit diesem Protokoll erhalten Sie eine Information über die Bestandswerte, die sich im Einkauf bzw. Lager befinden, aber noch nicht in der Finanzbuchhaltung (falls vorhanden) gebucht worden sind.

Bearbeiten (F5)

Nach Bestätigung mit F5 (Bearbeiten) gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske der einzelnen Positionen (siehe nachstehende Abbildung). Der gerechnete Gesamt-Lieferwert wird unterhalb der Positionen angezeigt. Die angezeigte Lieferschein-Nummer bezieht sich immer auf die aktuelle Position. Bei Sammelrechnungen werden die weiteren Lieferschein-Nummern im Positionsbrowser angezeigt, die Bearbeitung erfolgt, indem Sie durch die einzelnen Positionen blättern.

Die hierbei angezeigten Felder entsprechen in ihrer Funktionalität den in den vorherigen Kapiteln beschriebenen Felder auf den Dispositionsmasken (Siehe dazu auch hier):

Feldbezeichnung	Beschreibung
Artikel-Nr	Eigene Artikelnummer.
Größe/Farbe	Nur aktiv, wenn Größen- und Farbenverwaltung vorhanden und aktueller Artikel Größen und Farben beinhaltet. Eingabe von Größe und/oder Farbe, die ggf. gespeicherten Bezeichnungen hierzu werden automatisch angezeigt.
Lieferung / Buchung	Angaben (in den hinterlegten Mengeneinheiten) zur gelieferten Menge und zur buchenden Menge
Fremd- / Eigen-Währung	Währungsangaben , mit Umrechnung des Einzelpreises zum Währungskurs
Fremd.Währ. Kurs	Währungskurs, der für diese Bestellposition gilt und als Grundlage für die EKP-Umrechnung dient.
Einkaufs-Preis	Einkaufs-Einzelpreis in Fremdwährung, Anzeige auch in Eigenwährung.
Rabatte %	Maximal drei aufeinanderfolgende Einkaufsrabatte für diese Position.
Sachkonto	Angabe einer Sachkontennummer für den Wareneingang der Bestellposition zur optionalen Kontierung bei Verwendung der business express-Finanzbuchhaltung.
Kostenstelle	Angabe einer Kostenstelle für den Wareneingang der Bestellposition zur optionalen Kontierung bei Verwendung der business express-Finanzbuchhaltung.
Kunden-Auftrag / Kd.Auftr.Pos.Nr.	Anzeige bzw. Eingabefeld für zugehörigen Kundenauftrag mit Positionsnummer
Weiterverrechnung Kd.Auftr.	Sofern Weiterverrechnung ausgewählt wird, entsteht mit Wareneingang automatisch eine gleichlautenden Position im Kundenauftrag, der Verkaufspreis wird über einen %-Satz im Auftragskopf als Aufschlag vom EK-Preis errechnet
Zusatztext / Beschreibung	Hier können für jede Artikel-/Lieferantenkombination bis zu 3 Zusatztexte- und preise hinterlegt werden: Zusatztext oder Beschreibung der Zusatzkosten
Typ	G Global je Bestellung: Diese Zusatzkosten werden pro Bestellung jeweils einmalig fällig. E Global einmalig: Diese Kosten werden nur bei der ersten Bestellung erhoben, nach der ersten Bestellung beim bezogenen Lieferanten wird diese Zusatzkostenart gelöscht. M Mengenbezogen: Zusatzkosten mengenbezogen je Mengen-/Preiseinheit % Prozentual: Zusatzkosten in % des Auftragswertes
Kosten	Kosten in Eigen- oder Fremdwährung
Total	Gesamtwert aller gerade gewählten Positionen

Folgende Bearbeitungsfunktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Ändern

Die Mengen-, Preis- und Rabattdaten werden Ihnen in einer separaten Maske angezeigt und können abschließend nochmals verändert werden.

Mengenänderungen führen zu Lagerbuchungen, Preisänderungen führen zur automatischen Korrektur des durchschnittlichen Einkaufspreises.

Löschen (F6)

Die Löschfunktion erlaubt Ihnen folgende unterschiedliche Vorgehensweisen:

Löschen aus Rechnungskontrolle
Die Position wird nur aus der aktuellen Ansicht gelöscht, kann also für eine spätere Rechnungskontrolle wieder aktiviert werden.

Mit Zugang
Position wird aus Rechnungskontrolle gelöscht und führt auch zur Rücknahme der Lagerbuchung sowie zur Korrektur des durchschnittlichen Einkaufspreises. Position steht für Rechnungskontrolle danach nicht mehr zur Verfügung.

Ohne Zugang
Position wird aus Rechnungskontrolle gelöscht. Lagerbuchung wird jedoch nicht korrigiert.

Rechnungsfreigabe (F9)

Belege anzeigen

Ansicht der Originalbestellung (F3), der Eingangsauftragsbestätigung (Alt+F3) oder des Eingangslieferscheins (Strg+F3) aus dem Belegarchiv.

Artikel-Zulieferer bearbeiten (F8)

Zugriff auf die Artikel-Lieferantendaten

Wareneingang Anzeigen (Strg+F5)

Wareneingang aus dem Modul Wareneingang/Qualitätssicherung kann mit dieser Funktion angezeigt werden.

Nur mit Modul Wareneingang/Qualitätssicherung.

Browser drucken oder exportieren

Die Daten im Browser können in ein anderes Dateiformat exportiert (als Excel-, DBF oder CSV-File) oder ausgedruckt werden

Rechnungsfreigabe ohne Übergabe an die Finanzbuchhaltung

Diese Maske dient zur endgültigen Freigabe einer Lieferantenrechnung aus der Rechnungskontrolle, ohne dass die Daten an die Finanzbuchhaltung weitergegeben werden.

Es können hier die aktuelle Position oder alle Positionen freigegeben werden. Auch kann der Warenwert auf verschiedene Mehrwertsteuersätze angesetzt werden.
Die möglichen Nebenkosten wie Fracht, Zoll oder Sonstiges werden wertmäßig auf die beteiligten Positionen aus der Rechnungskontrolle verteilt.

Zur weiteren Berechnung bei Abweichungen zwischen Wareneingang und Lieferanten-Rechnung sei auf dieses Kapitel verwiesen.

Rechnungsfreigabe mit Übergabe an die Finanzbuchhaltung

Diese Maske dient zur endgültigen Freigabe einer Lieferantenrechnung aus der Rechnungskontrolle, ohne dass die Daten an die Finanzbuchhaltung weitergegeben werden.

Das Freigabe-Fenster beinhaltet bei Übergabe an die Finanzbuchhaltung zusätzliche Informationen und Eingabefelder:

Zur weiteren Berechnung bei Abweichungen zwischen Wareneingang und Lieferanten-Rechnung sei auf die Rechnungskontrolle - Funktionales Verhalten bei Wert- / Mengenberichtigungen verwiesen.

Rechnungskontrolle: Funktionales Verhalten bei Wert- / Mengenberichtigungen

Sollten bei der der Rechnungskontrolle Differenzen zu den ursprünglich gebuchten Wareneingängen auftreten, so werden diese automatisch auf die betroffenen Warenbewegungen umgelegt. Dabei muss beachtet werden, dass derartige Differenzen an mehreren Stellen im System auftreten können:

So kann es in der Rechnungskontrolle nötig sein, dass die Mengen der einzelnen Positionen geändert werden müssen, welche von der ursprünglichen Lieferbuchung abweichen. Darüber hinaus können sich auf Positionsebene Änderungen der Preise und Konditionen (Rabatte) ergeben, die gesondert berücksichtigt werden müssen.

In der Rechnungsfreigabe können zusätzliche Nebenkosten (Porto, Fracht) auftreten, welche dann auf die einzelnen Positionen, den vorhandenen Lagerbestand und die unbewerteten Abgänge wertmäßig umgelegt werden müssen.

Folglich sind also Mengen- und Wertberichtigungen der bezogenen Buchungen nötig: Es muss die direkt betroffene Warenzugangsbuchung berichtigt werden und alle darauf folgenden, unbewerteten Abgangsbuchungen (Produktion und Verkauf), welche noch nicht fertig gemeldet oder fakturiert wurden. Ein Beispiel würde in der Lagerkartei wie folgt aussehen:

Der Warenzugang stellt die E-Buchung dar, die zu korrigierende Abgangsbuchung (Kundenauftrag, Ware im Versandlager) ist die darauf folgende A-Buchung in der Lagerkartei. Wie man im diesem Beispiel erkennen kann, werden die bereits vorhandenen 100 Stück mit 5€ bewertet und die weiteren 100 Stück wurden mit einem EKP von 10€ zugebucht, somit ergibt sich ein durchschnittlicher Einkaufspreis von 7,50€ für die 100 Artikel im Versandlager.

Um nun Mengen- und Wertänderungen in der Rechnungskontrolle berechnen zu können, müssen im System mehrere Variablen berechnet werden:

Umzulegender Betrag

Der umzulegende Betrag ist der Betrag, der durch die Wertzugänge-/ abgänge auf den vorhandenen Lagerbestand und die unbewerteten Abgänge insgesamt umgelegt werden müsste. Dieser ergibt sich je nach Mengen- oder Wertänderung unterschiedlich. Bei einer Mengenkorrektur ergibt sich der umzulegende Betrag wie folgt:

Bei einer Wertkorrektur errechnet sich diese Variable etwas anders:

Umlagefähiger Betrag

Dies ist der Betrag, der tatsächlich auf den vorhandenen Lagerwert umgelegt werden kann. Dieser ist von dem im Unternehmen vorhandenen Gesamtwert des bezogenen Artikels abhängig:

Nun wird der umzulegende Betrag mit dem Gesamtwert verglichen, sollte bei einer negativen Mengen-/ Wertkorrektur der umzulegende Betrag betragsmäßig kleiner als der Gesamtwert sein, so kann dieser komplett auf den Gesamtbestand umgelegt werden. Bei einem größeren Wert kann maximal der (negative) vorhandene Gesamtwert umgelegt bzw. korrigiert werden.

Bei einer positiven Mengen- / Wertkorrektur gibt es nach oben keine Grenzen, der umzulegende Betrag entspricht hierbei dann immer dem umlagefähigen Betrag. Das ist auch bei einer Rechnungsfreigabe mit zusätzlichen Nebenkosten der Fall.

Der umlagefähige Betrag kann durch das Event Vor Bestands-Berichtigung verändert werden, nähere Informationen zu diesem Event sind in der Codeblock-Dokumentation zu finden.

Umzulegender Betrag pro Einheit

Dies ist der Betrag der anschließend tatsächlich auf die vorhandenen Lagereinheiten umgelegt wird, er errechnet sich wie folgt:

Fallbeispiele

Im oben genannten Beispiel würde eine negative Mengenkorrektur von 100 auf 50 Stück sich also folgendermaßen auswirken:

Wie man erkennen kann, ist dieser Betrag betragsmäßig kleiner als der Gesamtwert der Artikel, dadurch ergibt sich der umlagefähige Betrag mit -125€. Der umlagefähige Betrag pro Einheit wird im nächsten Schritt berechnet:

Der Abgang von 100 Stück muss folglich neu mit 667€ statt mit 750€ bewertet werden (100 Stück* -0,83€), auch der durchschnittliche EKP ändert sich damit auf 6,67€ und damit die Bewertung der Lagermenge von nun 50 Stück auf 333€. Dieses Ergebnis sieht man auch in der zugehörigen Lagerkartei:

Eine negative Wertkorrektur von 10€ auf 8€ würde im Ausgangsfall des Beispiels in business express wie folgt berechnet werden:

Auch hier ist der Betragswert des umzulegenden Betrags kleiner als der Gesamtwert, folglich lassen sich die –200€ komplett auf die Einheiten umlegen:

Der Abgang wird nun mit 650€ statt 750€ bewertet, auch die vorhandenen 100 Stück werden mit dem neuen durchschnittlichen EKP von 6,50€ mit insgesamt 650€ bewertet, dies lässt sich dann auch in der Lagerkartei erkennen:

Die positive Mengenkorrektur von 100 Stück auf 200 Stück läuft im Grunde genommen analog zur negativen Mengenkorrektur ab:

Es ergibt sich ein zusätzlicher Wertzuwachs von 250€, der auf die einzelnen Einheiten umzulegen ist:

Als Ergebnis erhält man einen neu bewerteten Verkaufsabgang von 833,33€, die jetzt im Lager vorhandenen 200 Stück werden nun mit 1666,67€ durch den neuen durchschnittlichen EKP von 8,33€ bewertet:

Eine positive Wertkorrektur kann durch eine Erhöhung des EKPs in der Rechnungskontrolle erfolgen oder durch zusätzliche Nebenkosten, im Beispiel werden nun zusätzliche Transportkosten von 100€ in der Rechnungsfreigabe fällig, die umgelegt werden müssen (dies würde auch einer EKP-Erhöhung von 10€ auf 11€ entsprechen). Die Transportkosten von 100€ müssen nun auf die Einheiten umgelegt werden:

Es ergibt sich folglich ein neu bewerteter Verkaufsabgang von 750€ auf 800€, der vorhandene Lagerbestand wird nun ebenfalls mit insgesamt 800€ statt 750€ bewertet, der Einkaufspreis des Warenzugangs hat sich durch die zusätzlichen Kosten von 10€ auf 11€ erhöht:

Falls mehrere, unbewertete Abgänge vorhanden sind, so fließen diese Abgänge in die Berechnung mit ein und werden auch je bezogener Einheit angepasst.

Wichtig

Sollten unterschiedliche Preiseinheiten oder Mengenumrechnungsfaktoren beim Artikel vorhanden sein, so werden diese berücksichtigt, dadurch können sich EKPs ergeben, die auf die Verkaufspreisberechnung umgerechnet wurden und auf den ersten Blick nicht sofort nachvollziehbar sind.

Änderungen in der Rechnungskontrolle können solange durchgeführt werden, bis eine Rechnungsfreigabe erfolgt ist. Nach der Rechnungsfreigabe können die Positionen nicht mehr verändert werden.

Hinweis

Wertmäßige Änderungen über die Rechnungsfreigabe am Warenwert, der auf der Rechnung ausgewiesen wurde, werden nicht verrechnet. Diese Änderungsmöglichkeit dient lediglich dazu, dass die Buchhaltung bzw. die business express-Finanzbuchhaltung betragsmäßige Rundungs-Differenzen zwischen dem Rechnungsbetrag in business express und dem Betrag der Lieferanten-Rechnung ausgleichen kann und der auf der Rechnung vermerkte Betrag an die Buchhaltung übergeben werden kann.