Belegdruck – Druckerzuweisungen
Mit dieser Funktionalität können Sie die Drucker und Druckeigenschaften von business express auf einfache Weise einstellen. Um ein Dokument innerhalb von business express ausdrucken zu können, müssen Sie zunächst eine Druckereinstellung zuweisen.
Belegart
Hier markieren Sie zunächst das Dokument, für das die folgenden Einstellungen gelten sollen.
Die Anzeige kann im Kontextmenü sortiert werden (thematisch nach Alphabet oder nach der Dokumentennummer / Archiv-ID sortierte Anzeige).
Dokument immer drucken
business express erlaubt es, jedes einzelne Dokument entweder zu faxen, per E-Mail zu verschicken oder zu drucken. Auch eine Kombination dieser Möglichkeiten ist vorgesehen. Voraussetzung für den Versand per E-Mail ist eine geeignete und konfigurierte E-Mail-Lösung z.B. über einen Router.
Wenn die Option Dokument immer drucken eingeschaltet ist, wird prinzipiell jedes Formular nochmal ausgedruckt.
Im obigen Beispiel ist folgendes festgelegt:
Bestellungen bis zu einem Betrag von 500€ werden per E-Mail an den Zulieferer geschickt. Bestellungen bis 1000€ werden gefaxt – da die Priorität auf E-Mail liegt, überprüft business express zunächst, ob eine Bestellung per E-Mail versendet werden kann - und nur wenn dies nicht möglich ist, erfolgt ein Versand per Fax.
Beispiele
Der Bestellwert ist 350€, die E-Mail-Adresse des Zulieferers ist in den Stammdaten eingeben und ein E-Mail-client ist installiert ->Versand nur per E-Mail (und Druck, s.u.).
Der Bestellwert ist 350€, die E-Mail-Adresse des Zulieferers ist unbekannt, jedoch ist eine Faxnummer in den Stammdaten vorhanden und ein Faxserver steht zur Verfügung -> Versand per Fax (und Druck).
Der Bestellwert ist 700€, der Versand erfolgt aus Sicherheitsgründen per Fax (und Druck).
Der Bestellwert ist 1050€, Bestellung wird nur ausgedruckt und muss per Post weitergegeben werden.
Anzahl der Ausdrucke
Hier können Sie die Anzahl der Ausdrucke für Originale und für Kopien getrennt angeben.
Mail-Einstellungen
Hier können zusätzliche E-Mail-Einstellungen über die Codeblock-Funktionalität je nach gewähltem Dokument festgelegt werden.
Beispielsweise lassen sich hier unterschiedliche Anreden oder Signaturen festlegen.
Abteilungen und Benutzer
Die auf dieser Maske eingestellten Parameter betreffen die markierten User bzw. die markierten Abteilungen.
Im Beispiel sind die vier markierten Benutzer der Abteilung 1 betroffen. Sollen alle Mitarbeiter in allen Abteilungen die gleichen Einstellungen verwenden, reicht es aus diese Felder komplett leer zu lassen.
Warnung
Ein Benutzer kann je nach Abteilungszugehörigkeit auch unterschiedliche Drucker verwenden.
Druckerzuweisung
Hier wird eingestellt, welcher Drucker für den Originaldruck und für Kopiedruck verwendet wird, sowie welche Papierschächte verwendet werden sollen. Voraussetzung ist, dass die betreffenden Drucker in Windows installiert sind.
Hinweis
Der Default-Drucker ist immer der beim jeweiligen Arbeitsplatz hinterlegte Windows-Standard-Drucker.
Ist die Druckwiederholung aktiviert, wird der Benutzer nach erfolgtem Druck gefragt ob der Druck wiederholt werden soll. Voraussetzung ist, dass der Parameter Druckwiederholung innerhalb der Druckerzuweisungen gesetzt ist und der Druckauftrag tatsächlich an den Drucker und nicht an z.B. die Bildschirmausgabe ging. Einzeln gedruckte Belege können im Belegarchiv erneut gedruckt werden.
Bei gesetztem Parameter für die Formularauswahl kann der Benutzer zwischen unterschiedlichen Formularen (Layouts) beim Ausdruck wählen. Formulare für die es nur ein einziges Layout gibt können durch den Parameter kein Druck-Dialog ohne zusätzliche Abfrage gedruckt werden.
Manche Belege müssen nicht im Belegarchiv archiviert werden (z.B. Etiketten), durch entsprechende Auswahl bei keine Archivierung lässt sich die Archivierung steuern.
Die Auswahl Kein Druck-Dialog unterdrückt den Druckdialog beim Ausdruck und gibt den Ausdruck direkt an den Drucker weiter.
Bitte überprüfen Sie an dieser Stelle noch einmal alle bisher getätigten Einstellungen. Sind alle benötigten Felder ausgewählt, steht Ihnen der Button Zuweisen zur Verfügung.
Hinweis
Sollte bei der Anzahl der Ausdrucke auf für Kopien eine Anzahl > 1 eingestellt worden sein, so muss auch ein Drucker für die Kopien explizit ausgewählt werden. Auch der Papiereinzug muss jeweils explizit ausgewählt sein, damit der Zuweisen-Button aktiv wird.
Infobereich
Hier werden Ihnen die getätigten Zuweisungen aufgezeigt.
Sie können alle oder einzelne Zuweisungen im Kontextmenü aufheben. Änderungen der Zuweisungen sind jedoch nur im oberen Einstellungsbereich des Fensters möglich. Die gerade im Browser gewählte Einstellung kann auch in den Einstellungsbereich durch Auswahl von Einstellung > Eingabefelder übernommen werden.
Darüber hinaus können die Datensätze nach Benutzer oder Abteilung sortiert werden oder die Änderungen gespeichert bzw. verworfen werden.
Warnung
Die tatsächlich getroffenen Einstellungen für Druckerzuweisungen werden nur im Infobereich zusammengefasst. Die Felder im oberen Einstellungsbereich enthalten gegebenenfalls die letzten getätigten Eingaben für den Benutzer/Abteilung zur vereinfachten Replizierung der Parameter auf weitere Formulare.